專案管理中，明確定義專案範圍是成功的關鍵。它指導專案團隊專註於核心任務，避免資源浪費和不必要的沖突。透過詳細解釋如何建立範圍描述、定義可交付成果、驗收標準等關鍵步驟，本文旨在幫助專案經理和團隊有效界定專案邊界，確保專案順利進行。
我們在開始做專案管理時，經常會被問到一個問題：
專案管理的範圍究竟是什麽？如何才能有效地定義它？
這就好比你要建造一座大廈，沒有藍圖，沒有明確的計劃，只有一個模糊的概念。那麽最終的結果就會是資源浪費、時間超支，與預期相差甚遠。
所以明確專案管理範圍是非常重要的。
它不僅能讓你的專案有一個清晰的方向，還能確保所有相關方都能力出一孔，避免資源浪費和不必要的沖突。
所以這篇內容，我主要就來回答一下
這個問題，以及在專案管理過程中該如何定以這個範圍？
專案管理中的範圍是指專案活動的 重點和邊界 。
簡單來說就是確定你要完成什麽工作，什麽工作不需要完成。這就像是給你的專案畫一個清晰的邊界，讓你和你的團隊知道哪些任務要做，哪些任務不在考慮範圍內。
舉個例子，你要舉辦一場生日派對。專案管理的範圍就相當於你為派對做的計劃，包括：
- 明確目標 ：你想要一個什麽樣的派對？是一個小型家庭聚會，還是一個大型的朋友聚會？
- 列出任務 ：你需要準備什麽？比如蛋糕、裝飾品、音樂、邀請朋友、安排遊戲等等。
- 分配資源 ：你有多少錢？需要多少時間來準備？有哪些人可以幫你？
- 排除不需要的工作 ：哪些事情你不需要做？比如不需要租一個大型場地。
透過確定專案管理的範圍，可以確保所有人都明白派對的具體要求，並避免浪費時間和資源在不必要的事情上。
02 如何定義專案範圍定義專案範圍是專案管理中的關鍵步驟，確保專案團隊和利益相關者對專案的目標和交付成果有明確的理解。下面給大家詳細介紹如何透過六個步驟來定義專案範圍：
1. 建立範圍描述
專案範圍描述是對專案目標、產品或服務的詳細說明。
這部份需要明確 專案目的、預期成果以及實作這些成果的主要任務。範圍描述要盡可能具體，避免模糊的目標和不明確的任務。
舉個例子，比如你要開發一款專案管理工具，已經明確專案的目標是「開發一款可以滿足中小企業需求的專案管理軟件」。
但這還遠遠不夠，你還需要詳細描述專案管理工具的主要功能模組， 如任務管理、時間追蹤、團隊協作等。
透過詳細的範圍描述，團隊成員才能清楚了解專案的 核心目標和任務。
2. 定義可交付成果
定義可交付成果是 確保專案結果明確的重要環節 。
可交付成果是指專案結束時需要送出的具體成果，包括產品、服務、報告等。
每個可交付成果都需要 詳細說明其特性和標準， 以便團隊成員知道需要完成哪些工作，以及如何衡量工作成果是否符合預期。
還是用上面的舉例子，在上述軟件開發專案中，可交付成果包括 功能完整的專案管理軟件、使用者手冊、培訓資料等。
每個可交付成果都有具體的說明，如 軟件需要具備哪些具體功能，使用者手冊需要包含哪些內容等。
3. 定義驗收標準
驗收標準是對可交付成果的質素要求和驗收條件的詳細說明，它包括衡量可交付成果是否符合要求的具體指標和方法。
明確的驗收標準不僅有助於保證專案質素，也能在專案交付後順利透過驗收，減少返工和糾紛。
比如， 軟件開發專案的驗收標準包括：
透過這些標準，團隊可以明確衡量軟件開發專案是否達標。
4. 列出範圍排除項
定義專案範圍時，還需要明確列出範圍排除項， 即不包括在專案範圍內的內容。
這一步驟是為了 避免範圍蔓延 ，即專案範圍在執行過程中不斷擴大，導致資源浪費和進度拖延，明確哪些內容不屬於專案範圍，可以幫助團隊專註於核心任務，避免不必要的幹擾和額外工作。
比如還是那個例子，在軟件開發專案中， 範圍排除項包括不支持大型企業客製功能、不包括第三方外掛程式開發等。
透過明確這些排除項，團隊可以專註於核心功能的開發，避免不必要的工作擴充套件。
專案範圍的定義離不開對專案約束的辨識。
約束是指專案在執行過程中需要遵守的限制條件，包括時間、成本、資源等方面的限制。
辨識和記錄這些約束， 可以幫助專案經理在範圍規劃時充分考慮專案的現實條件，制定切實可行的計劃。
比如：
辨識這些約束條件，專案經理可以制定合理的開發計劃，確保專案在約束條件內順利完成。
6. 有效溝通
最後，定義專案範圍的過程中，必須確保有效溝通。
專案經理需要與所有利益相關者保持良好的溝通，確保他們 對專案範圍、目標和任務有一致的理解。
透過以上6個步驟，專案團隊可以清晰地定義專案範圍，確保專案在明確的框架內高效運作！
